○赤穂市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
平成23年3月18日
訓令甲第1号
(目的)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び赤穂市個別業務系システム運用管理規程(平成18年赤穂市訓令甲第8号)に定めるもののほか、赤穂市戸籍情報システムの利用及びデータの保護に関し必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な運用管理を確保することを目的とする。
(令5訓令甲1・一部改正)
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと、市民課に設置した戸籍専用端末装置(以下「端末装置」という。)により、現在戸籍、除かれた戸籍、戸籍附票及び人口動態調査票等を、磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、戸籍附票事務及び人口動態調査事務等の戸籍関連事務(以下「戸籍等事務」という。)を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末装置運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイル、その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(5) 戸籍事務管掌者 戸籍法(昭和22年法律第224号)第1条の規定による市長をいう。
(令4訓令甲2・一部改正)
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たつては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護に努めなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民課長をもつてこれに充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適正に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者に報告するとともに、再発防止に努めなければならない。
(戸籍データ取扱責任者)
第6条 保護管理者は、保護管理者を補佐するため、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民課戸籍係長をもつてこれに充てる。
(令4訓令甲2・全改)
(データ保護)
第7条 保護管理者は、データの漏えい、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 戸籍データは、不要となつた時点で、速やかに復元できない方法によつて処分しなければならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号に定めるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 磁気ディスク等は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等には、格納した記録内容を記載したラベルを貼付すること。
(3) 磁気ディスク等の受払い及び管理に関しては、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておくこと。
(4) 磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(5) 戸籍情報システムでは、外部認証のPCIDSSを取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用し、磁気ディスク等の適切な管理と戸籍データの漏えいを防止すること。
(6) 認証取得の継続性については、戸籍情報システム事業者(以下「事業者」という。)が定期的に認証取得状況を確認することとし、保護管理者は必要に応じて、認証取得の継続性を事業者に確認すること。
(令4訓令甲2・一部改正)
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票(以下「出力帳票」という。)を次の各号に定めるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 操作責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 操作責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄の時には、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバ及び戸籍データへのアクセス管理)
第11条 保護管理者は、事業者の戸籍サーバ及び戸籍データへのアクセスに際して、操作者に対し、当該操作者の業務処理範囲の権限で設定したID及びパスワードを付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行つている事業者に対し、アクセス制限を設け、正当な権限者以外の者の利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は、事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業に限り許可し、事業者に対し、ID及びパスワードを設定のうえ、付与しなければならない。
4 保護管理者は、事業者の戸籍サーバ及び戸籍データへのアクセスに関する履歴を常時記録し、利用状況を確認しなければならない。
5 保護管理者は、緊急時には、遠隔監視を行つている事業者と即時に連絡を取り、対応を協議する体制を設けなければならない。
(令4訓令甲2・全改)
(戸籍情報システムへのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、取扱職員に対し、個別に入出力を制御するパスワードを設定のうえ、付与しなければならない。
2 保護管理者は、取扱職員の戸籍情報システムへのアクセスに関する履歴を常時記録し、必要に応じて利用状況を確認しなければならない。
(令4訓令甲2・追加)
(アクセス権限の漏えい防止措置)
第13条 保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行、保護等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
2 保護管理者は、ID及びパスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
3 取扱職員は、ID及びパスワードを定められた業務の目的以外に使用してはならない。
4 取扱職員は、自己のID及びパスワードを他者に漏らし、又は使用させてはならない。
5 事業者は、ID及びパスワードを正当な権限者以外の者に漏らし、又は使用させてはならない。
(令4訓令甲2・追加)
(端末装置の操作)
第14条 保護管理者、操作責任者及び操作職員以外の者は、端末装置を使用することができない。
2 端末装置の操作は、戸籍等事務に必要な場合以外に行つてはならない。
3 見出しデータ及び戸籍に関するデータは、戸籍等事務に必要な場合以外に検索してはならない。
(令4訓令甲2・旧第12条繰下・一部改正)
(取扱状況の把握)
第15条 保護管理者は、事業者に対し、必要に応じて次の事項を請求し、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの使用状況
2 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること
(令4訓令甲2・旧第13条繰下・全改)
(機器の保管)
第16条 保護管理者は、戸籍データを適正に管理するため、戸籍情報システムに係る機器及び保管施設について、物理的に必要な管理、保安等の措置を講じなければならない。
(令4訓令甲2・旧第14条繰下・全改)
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第17条 保護管理者は、戸籍データの重要性、機密保持及び個人情報保護に関する意識の高揚並びにシステムの安全対策の推進を図るため、教育訓練計画を策定し、取扱責任者及び取扱職員に対して、年1回以上の教育訓練を実施しなければならない。新任の取扱職員については、着任後できるだけ早い時期に実施しなければならない。
(令4訓令甲2・旧第15条繰下・一部改正)
(会議)
第18条 戸籍データ保護の適切な管理を維持するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて開催する。
3 会議は、保護管理者、操作責任者、操作職員をもつて組織する。
4 保護管理者は、必要と認めるときはデータ保護について知識を有する者又は前項に掲げる職員以外の職員の出席を求め、その意見又は説明を聴くことができる。
5 会議の庶務は、市民課において処理する。
(令4訓令甲2・旧第16条繰下)
付則
この規程は、戸籍法(昭和22年法律第224号)第118条第1項の規定に基づく法務大臣の指定を受けた日から施行する。
付則(令和4年1月14日訓令甲第2号)
この規程は、公布の日から施行する。
付則(令和5年1月25日訓令甲第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。