○赤穂市通話録音装置の設置及び運用に関する要綱
令和4年2月28日
訓令甲第3号
(目的)
第1条 この要綱は、市が庁舎等に設置する通話録音装置及び通話録音データの管理運用について必要な事項を定め、業務の公正かつ適正な執行を確保するとともに、犯罪の防止及び職員への不正な圧力の排除を図ることを目的とする。
(1) 庁舎等 市の事務又は事業の用に供する建物及びこれに付属する建物をいう。
(2) 通話録音装置 電話機での通話開始と同時又は通話中に、自動若しくは手動で通話内容を録音記録する装置をいう。
(3) 通話録音データ 通話録音装置により録音され、通話録音装置に内蔵されている電磁的記録媒体(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で記録された媒体をいう。以下同じ。)に保存された音声のデータをいう。
(4) 複製データ 通話録音データを電磁的記録媒体(通話録音装置に内蔵されているものを除く。)に複製したデータをいう。
(管理責任者等)
第3条 市長は、通話録音装置の適正な設置及び運用を図るため、当該装置を設置する電話機が配置されている所管課の長又はこれに相当する職にある者を通話録音装置管理責任者(以下「管理責任者」という。)とする。
2 管理責任者は、通話録音装置の運用に関する事務を行うに当たり必要があると認めるときは、通話録音装置管理取扱者(以下「管理取扱者」という。)を置くことができる。
(通話録音装置の設置等の公表)
第4条 市長は、通話録音装置を設置したときは、市のホームページ等により公表するものとする。
(通話録音装置の使用)
第5条 職員は、通話録音装置を使用して録音するときは、通話の相手方に対し録音する旨を告知しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1) 脅迫、恐喝など不当要求行為に該当する、又は刑事事件に発展する、その他トラブル等に発展するおそれがあると認められるとき。
(2) 民事訴訟に発展するおそれがあると認められるとき。
(3) 個人の生命、身体又は財産の安全を守るため、やむを得ないと認められるとき。
(4) 前各号に掲げるときのほか、告知しないことについてやむを得ない事由があるとき。
(通話録音データの管理等)
第6条 通話録音データの保存期間は、通話録音データが記録された日から1か月間とする。ただし、管理責任者が必要と認めた場合は、この限りでない。
2 通話録音データは、記録されたときの状態で保存し、加工してはならない。
3 第1項の保存期間を経過した通話録音データは、速やかに上書き等の方法により消去しなければならない。
(通話録音データ等の提供)
第7条 通話録音データは、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、複製し、又は外部に提供してはならない。
(1) 通話録音データに記録された通話を行った本人に提供する場合
(2) 法令等に基づく手続きにより照会等を受けた場合
(3) 人の生命、身体又は財産の安全を保護するため緊急を要する場合
(4) 前各号に掲げる場合のほか、市長が特に必要と認める場合
4 市長は、第1項の規定による通話録音データ等の提供に当たっては、必要かつ適切な範囲に限ることとし、当該提供を受ける者に対し、次に掲げる事項について遵守を求めるものとする。
(1) 通話録音データ等を適正に管理すること。
(2) 提供を受けた目的以外の目的での利用及び第三者への無断提供をしないこと。
(3) 提供を求めた目的を達成したとき、又は当該目的が達成されないことが判明したときは、速やかに当該通話録音データ等を返却又は消去若しくは破砕すること。
(個人情報の取扱い)
第8条 通話録音データ等に含まれる個人情報の取扱いについては、この要綱に定めるもののほか、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)の規定によるものとする。
(令5訓令甲1・一部改正)
(苦情処理)
第9条 管理責任者は、通話録音装置の設置及び運用に関する苦情を受けたときは、迅速かつ適切に対応するものとし、その内容を速やかに市長に報告するものとする。
(補則)
第10条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
付則
この要綱は、令和4年4月1日から施行する。
付則(令和5年1月25日訓令甲第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
