○赤穂市保有個人情報等取扱規程
令和6年1月1日
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 管理体制(第4条―第10条)
第3章 教育研修(第11条)
第4章 職員等の責務(第12条)
第5章 保有個人情報等の取扱い(第13条―第26条)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第27条―第41条)
第7章 管理区域等の安全管理(第42条・第43条)
第8章 保有個人情報等の提供(第44条)
第9章 保有個人情報等の取扱いの委託等(第45条・第46条)
第10章 安全管理上の問題への対応(第47条―第49条)
第11章 自己点検及び監査の実施(第50条―第52条)
第12章 雑則(第53条)
付則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、赤穂市保有個人情報等の安全管理に関する基本方針(令和6年1月1日制定)第5条の規定に基づき、保有個人情報、個人番号及び特定個人情報(以下「保有個人情報等」という。)の適正な取扱い並びに安全管理のための対策等を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語の意義は、次項に定めるもののほか、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び赤穂市議会の個人情報の保護に関する条例(令和5年赤穂市条例第1号。以下「議会個人情報保護条例」という。)並びに個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(行政機関等編)(令和4年個人情報保護委員会告示第1号)及び特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関等・地方公共団体等編)(平成26年特定個人情報保護委員会告示第6号)において使用する用語の例による。
(1) 職員 市から報酬又は給与等の支払を受ける公務員をいう。
(2) 外部有識者等 職員以外の者で、市が作成する支払調書の対象となる者をいう。
(3) 扶養親族 所得税法(昭和40年法律第33号)第83条に規定する配偶者控除の対象となる控除対象配偶者、同法第83条の2に規定する配偶者特別控除の対象となる配偶者、同法第84条に規定する扶養控除の対象となる控除対象扶養親族並びに地方税法(昭和25年法律第226号)第45条の3、同法第317条の3の2及び地方税法施行規則(昭和29年総理府令第23号)第2条の3の2において給与所得者の扶養控除等(異動)申告書に記載することとされている控除対象扶養親族以外の扶養親族をいう。
(4) 源泉徴収票等 源泉徴収票(給与所得、退職所得及び公的年金等の源泉徴収票をいう。以下同じ。)及び給与支払報告書等(給与・公的年金等支払報告書及び退職所得の特別徴収票をいう。以下同じ。)をいう。
(5) 支払調書 報酬、料金、契約金及び報償費の支払調書、不動産の使用料等の支払調書、不動産等の譲受けの対価の支払調書並びに非居住者に支払われる給与、報酬、年金及び報償費の支払調書をいう。
(6) 雇用保険等 雇用保険、健康保険及び厚生年金保険をいう。
(7) 特定個人情報等 個人番号及び特定個人情報をいう。
(8) 個人番号利用事務等 個人番号利用事務及び個人番号関係事務をいう。
(個人番号利用事務等の範囲)
第3条 市が行う個人番号利用事務は、番号法及び赤穂市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用に関する条例(平成27年赤穂市条例第37号。以下「番号条例」という。)に定める事務とする。
2 市が行う個人番号関係事務は、次に掲げる事務とする。
(1) 源泉徴収票等作成事務 所得税法、地方税法等の定めにより、源泉徴収義務者として、職員等から特定個人情報等の提供を受け、当該特定個人情報等が記載された源泉徴収票等を作成し、所轄の税務署長及び当該職員等が居住する市区町村長に提出する事務
(2) 支払調書作成事務 所得税法の定めにより、外部有識者等から特定個人情報等の提供を受け、当該特定個人情報等が記載された支払調書を作成し、所轄の税務署長に提出する事務
(3) 雇用保険等関連事務 雇用保険法(昭和49年法律第116号)、健康保険法(大正11年法律第70号)及び厚生年金保険法(昭和29年法律第115号)の定めにより、事業主として、雇用保険等に加入する者から特定個人情報等の提供を受け、当該特定個人情報等が記載された被保険者資格取得届等を作成し、所轄の公共職業安定所又は日本年金機構(年金事務所)に提出する事務
(4) 年金関係事務 職員又は扶養親族から提出のあった国民年金第3号被保険者関係届を共済組合(兵庫県市町村職員共済組合及び公立学校共済組合兵庫支部をいう。以下同じ。)又は日本年金機構に提出する事務
(5) 共済組合関係事務 職員のうち、共済組合の組合員である者若しくは組合員であった者又は扶養親族から提出のあった各種共済関連書類を共済組合に提出する事務
(6) 公務災害関係事務 番号法別表第一の主務省令で定める事務を定める命令(平成26年内閣府・総務省令第5号)第43条各号に定める事務について、申請者から提出のあった書類を地方公務員災害補償基金に提出する事務
(7) 財産形成貯蓄関係事務 租税特別措置法(昭和32年法律第26号)の定めにより、職員から提出のあった特定個人情報が記載された財産形成住宅貯蓄及び財産形成年金貯蓄に関する申告書を赤穂市職員財形貯蓄取扱金融機関に提出する事務
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第4条 市における保有個人情報等の管理に関する事務を総括するため、総括保護管理者を置く。
2 総括保護管理者は、副市長をもって充てる。
(保護管理者)
第5条 所属及び出先機関(以下「所属等」という。)における保有個人情報等の適切な管理を確保するため、保有個人情報等を取り扱う所属等に保護管理者を1人置く。
2 保護管理者は、所属等の長をもって充てる。ただし、一の事務を複数の所属等で取り扱う場合にあっては、当該事務を主に所管する所属等の長(当該事務を所管する所属等が対等の関係にある場合は協議により定める者)をもって充てる。
3 前項の規定にかかわらず、個人番号関係事務に係る保護管理者は、次のとおりとする。
4 保護管理者は、保有個人情報等の取扱いについて、職員及び派遣労働者(以下「職員等」という。)に対し、必要かつ適切な監督を行うものとする。
5 保護管理者は、次に掲げる事項を指定する。
(1) 一の事務を複数の所属等で取り扱う場合において、職員等が取り扱う保有個人情報等の範囲及び取扱方法
(2) 個人番号利用事務等について、特定個人情報等を取り扱う職員等(以下「事務取扱担当者」という。)が取り扱う特定個人情報等の範囲及び取扱方法
6 保護管理者は、保有個人情報等を赤穂市電算適用業務システム運用管理規程(平成18年赤穂市訓令甲第6号)第2条第2号に規定するシステム(以下「情報システム」という。)で取り扱う場合には、当該情報システムを所管する所属等の長(以下「情報システム管理者」という。)と連携して、その任に当たるものとする。
(保護担当者)
第6条 保護管理者を補佐し、所属等における保有個人情報等の管理に関する事務を担当させるため、保有個人情報等を取り扱う所属等に保護担当者を1人以上置く。
2 保護担当者は、保護管理者が指名する。
(事務取扱担当者)
第7条 事務取扱担当者及びその役割は、保護管理者が指定する。
2 事務取扱担当者は、個人情報保護法及び番号法の趣旨にのっとり、関連する法令、規程等の定め並びに総括保護管理者及び保護管理者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。
(監査責任者)
第8条 保有個人情報等の管理状況について監査するため、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、監査委員事務局長をもって充てる。
(保有個人情報等の適切な管理のための会議)
第9条 総括保護管理者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡、調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする会議を開催するものとする。
2 前項の会議について必要な事項は、別に定める。
(組織体制)
第10条 保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 職員等がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合における総括保護管理者への報告連絡体制
(2) 保有個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等(以下「漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合における総括保護管理者等への報告連絡体制
(3) 一の事務を複数の所属等で取り扱う場合における各所属等の任務分担及び責任の明確化
第3章 教育研修
第11条 総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員等に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、保有個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他を目的として必要な教育研修を定期的に実施するものとする。
2 総括保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員等に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関し必要な教育研修を定期的に実施するものとする。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、所属等における保有個人情報等の適切な管理のための教育研修を定期的に実施するものとする。
4 保護管理者は、所属等の職員等に対し、保有個人情報等の適切な管理のため、総括保護管理者が実施する教育研修への参加の機会を付与するとともに、研修未受講者に対して再受講の機会を付与するなどの必要な措置を講ずるものとする。
(令7.2.1・一部改正)
第4章 職員等の責務
第12条 職員等は、個人情報保護法、番号法及び議会個人情報保護条例の趣旨にのっとり、関連する法令、規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
第5章 保有個人情報等の取扱い
(取扱いの原則)
第13条 保有個人情報等は、赤穂市情報セキュリティポリシー(平成18年3月1日制定。以下「情報セキュリティポリシー」という。)第2章第2項第1号に規定する情報資産の分類の機密性3、完全性2、可用性2に相当する情報として、これを取り扱わなければならない。
(アクセス制限)
第14条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容(特定の個人の識別の容易性(匿名化の程度等)、要配慮個人情報の有無、漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質・程度などを考慮する。以下同じ。)に応じ、当該保有個人情報等にアクセス(情報に接する行為をいう。以下同じ。)権限を有する職員等の範囲及び権限の内容を、当該職員等が業務を行う上で必要最小限の範囲に限らなければならない。
2 前項のアクセス権限を有しない職員等は、保有個人情報等にアクセスをしてはならない。
3 職員等は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならず、必要最小限としなければならない。
(複製等の制限)
第15条 保護管理者は、職員等が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定するとともに、職員等は、保護管理者の指示に従い、当該行為を行わなければならない。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を来すおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第16条 職員等は、保有個人情報等の内容に誤りを発見したときには、保護管理者の指示に従い、その訂正、追加又は削除を行わなければならない。
(媒体の管理等)
第17条 職員等は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体の盗難又は紛失等を防止するため、当該媒体を定められた場所に保管するとともに、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて施錠等の必要な措置を講じなければならない。
2 職員等は、保有個人情報等が記録されている媒体を外部へ送付又は持ち出しをする場合には、原則として、パスワード、ICカード、生体情報等(以下「パスワード等」という。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定するなど、アクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
3 保有個人情報等を暗号化又はパスワードにより秘匿する場合は、当該保有個人情報等を不正に入手した者による復元を防止するため、暗号鍵及びパスワードを適切に管理し、パスワードに用いる文字等を第三者による推測が困難なものにしなければならない。
4 特定個人情報等が電磁的記録による場合は、インターネットに接続された情報通信機器及び端末に当該特定個人情報等を保存してはならない。インターネットに接続された情報通信機器及び端末機器以外の機器に保存する場合であっても、原則として暗号化又はパスワードにより秘匿した状態で保存しなければならない。
(誤送付等の防止)
第18条 職員等は、保有個人情報等を含む電磁的記録又はその媒体の誤送信、誤送付、誤交付若しくはウェブサイト等への誤掲載その他の漏えい等を防止するため、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員等による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講じなければならない。
(廃棄等)
第19条 職員等は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末機器又はサーバーに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等が復元又は判読されることのない確実な方法により、速やかに当該情報の消去又は当該媒体の廃棄(以下この条において「廃棄等」という。)を行わなければならない。
2 職員等は、廃棄等を委託する場合(2以上の段階にわたる委託を含む。)には、必要に応じてその廃棄等に立ち会う、又は適切な廃棄等の処理の事実を認めることができる写真その他当該廃棄等を証明する書類を収受するなど、委託先において廃棄等が確実に行われたことを確認しなければならない。
(保有個人情報等の取扱状況の記録)
第20条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
2 保護管理者は、個人番号利用事務等については、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該特定個人情報ファイルの利用及び保管等の状況を記録しなければならない。
3 前項の記録には、次に掲げる情報を記録し、7年間保存しなければならない。この場合において、当該記録には、特定個人情報等を含めないものとする。
(1) 特定個人情報ファイルの利用及び出力状況の記録
(2) 書類並びに媒体等の送付、送信及び持ち出しの記録
(3) 特定個人情報ファイルの削除及び廃棄の記録
(4) 特定個人情報ファイルの削除又は廃棄を委託した場合、これを証明する記録等
4 保護管理者は、第2項の規定による記録が改ざんされ、窃取され、又は不正に削除されることを防止するため、必要な措置を講ずるものとする。
(外国サービスの利用)
第21条 保護管理者は、保有個人情報等が外国(民間事業者が提供するクラウドサービスを利用する場合において、クラウドサービス提供事業者が所在する外国及び個人データが保存されるサーバーが所在する外国をいう。)において取り扱われる場合には、情報セキュリティポリシー第2章第8項第2号の規定を遵守の上、保有個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(個人番号の利用の制限)
第22条 事務取扱担当者は、番号法及び番号条例に定める事務を処理する場合に限り、個人番号を利用するものとする。
(個人番号の提供の求めの制限)
第23条 事務取扱担当者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
2 事務取扱担当者は、個人番号利用事務等において個人番号を収集する際に、番号法その他の関係法令等に定める方法により、本人確認を行うものとする。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第24条 事務取扱担当者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報の収集・保管の制限)
第25条 事務取扱担当者は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の特定個人情報を収集又は保管してはならない。
(取扱区域)
第26条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、事務取扱担当者以外の者が、特定個人情報等を容易に閲覧できないように留意するなどの物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
2 情報システム管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第28条 情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等へのアクセスの状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存するとともに、アクセス記録を効率的かつ確実に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講じなければならない。
(アクセス状況の監視)
第29条 情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、情報システムから保有個人情報等を含む、又は含むおそれがある一定量以上の情報がダウンロードされたときに警告表示がされる機能の設定、当該設定の定期的な確認等、必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第30条 情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とするなど、必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第31条 情報システム管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォール(外部の通信回線(以下「ネットワーク」という。)からの不正なアクセスを防御する仕組みをいう。)の設定による経路制御等、必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第32条 情報システム管理者は、不正プログラム(情報システムに害悪な動作をさせるデータをいう。以下同じ。)による保有個人情報等の漏えい等の防止のため、ソフトウェア(情報システムを動作させるためのデータをいう。)に関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第33条 職員等は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製を行う場合には、その対象を必要最小限とし、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。
2 保護管理者は、前項の保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化等)
第34条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員等は、前項の規定を踏まえ、その処理する保有個人情報等について、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化又はパスワードの付与を行うものとする。
(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)
第35条 情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体(以下「外部電磁的記録媒体」という。)の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等、必要な措置を講ずるものとする。
(端末機器の限定)
第36条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末機器を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末機器の盗難防止等)
第37条 保護管理者は、端末機器の盗難又は紛失の防止のため、端末機器の固定、執務室の施錠等、必要な措置を講ずるものとする。
2 職員等は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末機器を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第38条 職員等は、端末機器の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフ(情報システムの利用を終了することをいう。)を行うことを徹底するなど、必要な措置を講ずるものとする。
(入力情報の照合等)
第39条 職員等は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第40条 情報システム管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第41条 情報システム管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
第7章 管理区域等の安全管理
(入退管理)
第42条 情報システム管理者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバー等の機器を設置する室その他の区域(以下「管理区域」という。)を明確にし、立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員等の立会い若しくは監視設備による監視、外部電磁的記録媒体の持込み、利用若しくは持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、必要があると認めるときは、管理区域の出入口の特定による入退管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
3 情報システム管理者は、管理区域の入退の管理について、必要があると認めるときは、本人確認書類の提示を求めるとともに、立入りに係る認証機能を設定し、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)及びパスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(管理区域の管理)
第43条 情報システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、管理区域に施錠装置、警報装置及び監視設備の整備等の措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、災害等に備え、管理区域に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバー等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止、落雷対策等の措置を講ずるものとする。
第8章 保有個人情報等の提供
第44条 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号若しくは第4号又は議会個人情報保護条例第12条第2項第3号若しくは第4号の規定により、行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条又は議会個人情報保護条例第13条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面を取り交わすものとする。
2 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号若しくは第4号又は議会個人情報保護条例第12条第2項第3号若しくは第4号の規定により、行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条又は議会個人情報保護条例第13条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号又は議会個人情報保護条例第12条第2項第3号の規定により、他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、個人情報保護法第70条又は議会個人情報保護条例第13条の規定に基づき、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
4 職員等は、番号法及び番号条例で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
第9章 保有個人情報等の取扱いの委託等
(業務の委託等)
第45条 保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を外部に委託する場合には、個人情報(特定個人情報等を含む。以下この条において同じ。)の適切な管理を行う能力を有しないものを選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。この場合において、委託契約書には、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。以下同じ。)の制限又は事前承認等の条件に関する事項
(3) 個人情報の複製に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
2 保護管理者は、個人番号利用事務等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託先において、番号法に基づき市が果たすべき措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。この場合において、委託契約書には、前項各号に掲げる事項及び次に掲げる事項を明記する。
(1) 事務所等内からの特定個人情報等の持ち出しの禁止に関する事項
(2) 特定個人情報等を取り扱う従事者の明確化及び従事者の監督・教育に関する事項
(3) 契約内容の遵守状況の報告に関する事項
(4) 必要に応じて実施可能とする委託先に対する実地の調査に関する事項
3 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
4 保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先における管理体制及び実施体制又は個人情報の管理状況について、少なくとも年1回以上、実地検査又は書面による報告により確認を行うものとする。
5 保護管理者は、個人番号利用事務等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、前項に定めるもののほか、委託を受けた者において、市が果たすべき措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。
7 保護管理者は、個人番号利用事務等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、前項に定めるもののほか、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断するものとする。
8 保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者に行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等保有個人情報等の取扱いに関する事項を明記するものとする。
(削除又は置き換え等)
第46条 保護管理者は、保有個人情報等を提供し、又は保有個人情報等の取扱いに係る業務を委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報等の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部若しくは一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
第10章 安全管理上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第47条 保有個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合、職員等がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合その他保有個人情報等の適切な安全管理を行う上で問題となる事案の発生又は発生のおそれを認識した場合は、その事案の発生等を認識した職員等は、直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に当該事案の発生等を報告しなければならない。ただし、一の事務を複数の所属等で取り扱う場合にあっては、職員等は直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。
2 保護管理者は、前項の報告を受けたときは、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、外部からの不正アクセス、不正プログラムの感染が疑われる当該端末機器等のネットワークからの遮断等の被害の拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行うものとする。
3 保護管理者は、漏えい等事案が情報セキュリティインシデントに該当する場合には、情報セキュリティポリシーを踏まえて対応するものとする。対応に当たっては、状況に応じ、赤穂市CSIRT設置要綱(平成29年4月1日制定)第3項に規定する情報セキュリティに関する統一的な窓口となるPoCと共同して行うものとする。
4 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、遅滞なく総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
5 総括保護管理者は、前項の報告を受けたときは、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を市長(議会事務局における事案にあっては、議長)に速やかに報告しなければならない。
6 保護管理者は、事案の発生原因の分析を行い、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、その内容を総括保護管理者に報告するものとする。
7 総括保護管理者は、前項の報告を受けたときは、同種の業務を実施している所属等に当該措置を共有するものとする。
(委員会への報告及び本人通知)
第48条 保護管理者(議会事務局を除く。)は、次に掲げるときは、前条の規定による措置の実施等と並行して速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)による事案の把握等に協力するものとする。
(1) 保有個人情報の漏えい等の事案が発生した場合であって、個人情報保護法第68条第1項の規定による委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要するとき。
(2) 特定個人情報の漏えい等の事案その他の番号法違反の事案又は同法違反のおそれのある事案が発生した場合であって、同法第29条の4の規定による委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要するとき。
2 前項の場合において、委員会への報告は、市長が行うものとする。
3 議会事務局における保護管理者は、議会における漏えい等の事案が発生した場合であって、議会個人情報保護条例第11条の規定による本人への通知を要するときは、前条の規定による措置の実施等と並行して、速やかに所定の手続を行うものとする。
2 市長は、公表が必要な保有個人情報の漏えいその他の市民の不安を招きかねない事案が発生したときは、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに委員会に情報提供を行うものとする。
第11章 自己点検及び監査の実施
(自己点検)
第50条 保護管理者は、自ら管理責任を有する保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
2 監査責任者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの利用状況等について、情報システムを所管する所属等と共同して監査を行うものとする。
3 保護管理者は、第1項の監査を受ける対象となった場合には、当該監査の実施に協力しなければならない。
(安全管理措置の見直し)
第52条 総括保護管理者、保護管理者等は、保有個人情報等の適切な管理のための措置について、自己点検又は監査の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第12章 雑則
(補則)
第53条 この規程に定めるもののほか、市の保有個人情報等の適正な取扱いの確保に必要な事項は、別に定める。
2 情報システムにおける保有個人情報等の取扱い等については、この規程に定めるもののほか、情報セキュリティポリシー及び情報システムごとに定める運用管理要綱等によるものとする。
付則
(施行期日)
1 この規程は、制定の日(令和6年1月1日)から施行する。
(旧要綱の廃止)
2 赤穂市特定個人情報取扱要綱(平成28年1月1日制定)は、廃止する。
付則(令和7年2月1日)
この規程は、令和7年2月1日から施行する。