(目的)

第1条　この規程は、学校教育法(昭和22年法律第26号)第1条に規定する学校(以下「学校」という。)の文書事務の管理について、必要な事項を定めることにより、文書事務の適正かつ円滑な実施を図ることを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、常に正確、迅速、丁寧に取扱うとともに、常に処理経過を明らかにし、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。

(校園長の責務)

第4条　校園長は、文書事務を総括し、常に必要な調査を行い、その指導にあたらなければならない。

(文書主任等)

第5条　文書事務を円滑適正に行わせるため、学校に文書主任及び文書取扱者(以下「文書主任等」という。)を置く。

(文書主任等の職務)

第6条　文書主任等は、校園長の命を受け、学校における次に掲げる事務に従事する。

(文書の記号及び番号)

第7条　文書には、次の各号に定めるところにより整理番号を付さなければならない。ただし、簡易なものについては、これを省略することができる。

(文書の受領)

第8条　学校に到着した文書は、文書主任等において受領する。

(郵便料金未納文書の受領)

第9条　郵便料金の未納又は不足の文書は、その発信者が官公署であるもの、その他校園長が必要と認めるものに限り、その料金を支払い受領することができる。

(文書の処理)

第10条　第8条の規定により受領した文書は、文書主任等において次の各号に定めるところにより処理するものとする。

(事務の処理)

第11条　担当者は、文書事務の処理を迅速に行うため、特に次に掲げる事項を守らなければならない。

(文書による事案の処理)

第12条　文書による事案の処理は、起案用紙(様式第2号)によらなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するものは、起案用紙によらないことができる。

(起案)

第13条　文書の起案は、次の各号に定めるところによらなければならない。

(決裁)

第14条　起案文書は、文書主任等に回付のうえ校園長の決裁を受けなければならない。

(秘密文書の取扱い)

第15条　秘密を要する文書は、秘密を保つことができる方法により取り扱わなければならない。処理後において、なお秘密を要する場合も同様とする。

(文書処理状況等の明確化)

第16条　文書主任等は、文書経理簿により常に文書の処理状況を明らかにしておかなければならない。

(未処理文書の調査及び処理の促進)

第17条　文書主任等は、適時未処理文書を調査し、当該文書の処理の促進を図らなければならない。

(浄書)

第18条　決裁済みの文書で施行を要するものは、次の各号により、直ちに浄書しなければならない。

(公印の押印)

第19条　施行文書には、赤穂市教育委員会公印規則(昭和39年赤穂市教育委員会規則第7号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。この場合において、文書が真正なものであることを証明するため、施行文書と決裁済み文書とを契印しなければならない。ただし、軽易な文書については、公印を省略することができる。

(発送)

第20条　文書の発送は、文書主任等において即日行うものとする。

(文書発送の手続き)

第21条　文書の発送をしようとするときは、次に掲げる処理を行い、文書主任等に発送の依頼をしなければならない。

(文書の整理)

第22条　文書は、常に整理し重要なものは、災害に際し直ちに持ち出しができるようにしておくとともに、紛失、火災、盗難等に対する予防を完全にしておかなければならない。

(文書の保管)

第23条　文書主任等は、処理済み文書を文書経理簿に完結年月日を記入し、別表第2に定める区分にしたがつて、必要により索引できるように保管しなければならない。

(文書の持出し等の禁止)

第24条　文書は、校園長の承認を得なければ学校外に持ち出してはならない。

(文書の種別及び保存期間)

第25条　文書の種別及び保存期間は、法令その他別に定めのあるものを除くほか別表第2に定める期間保存しなければならない。

(文書の保存)

第26条　保存文書は、文書主任等が原則として別表第2に定めるところにより、所定の場所において保存する。

(文書の廃棄)

第27条　保存期間が満了した文書については、校園長の決裁を経て廃棄しなければならない。

(廃棄上の注意)

第28条　廃棄する文書で機密に属するもの、第三者の権利を侵害するおそれのあるもの又は他に悪用されるおそれのあると認められるものは、裁断する等適切な処置をとらなければならない。

(その他)

第29条　この規程に定めのあるもののほか、文書事務の管理に関し必要な事項は、校園長が定める。